Auditoría · 10 min

¿Cuánto te cuesta, en horas y en pesos, la administración de tu escuela cada mes?

Diez preguntas honestas. Las contestas en diez minutos. Al final tienes un número y sabes si vale la pena cambiar algo, o si tu sistema actual está bien.

Cómo usar esta auditoría

Imprime esta hoja o ábrela en el celular. Anota la respuesta en cada espacio en blanco. Al final hay un cálculo de tres líneas que te da el número del mes.

Sección 1. Donde se va el tiempo

Cinco preguntas sobre horas humanas, no sobre dinero todavía.

01 ¿Cuántas horas a la semana se gastan en cobrar colegiaturas atrasadas?

Cuenta llamadas, mensajes de WhatsApp, recordatorios por correo, conciliación de depósitos. No el cobro automático; ese ya está resuelto.

02 ¿Cuántas hojas de cálculo distintas mantienen el mismo dato (un alumno, un pago, una asistencia)?

Si la respuesta es "una sola", felicidades. Si son dos o más, ahí hay duplicidad y errores que se acumulan en silencio.

03 ¿Cuánto tarda generar el reporte de asistencias mensual para mandar a los papás?

Desde que abres Excel hasta que el último papá lo tiene en su correo o WhatsApp. Incluye el tiempo de los profesores capturando.

04 Cuando un papá pregunta "¿cuánto debo?", ¿cuánto tardas en darle la respuesta correcta?

Si la respuesta involucra revisar más de un archivo o llamar a alguien más, anótalo en minutos. Si lo respondes al instante, anota cero.

05 ¿Cuántas horas a la semana se llevan trabajo a casa tú o tu administradora?

No para preparar clases; eso es otra cosa. Solo administrativo: cobros, reportes, conciliaciones, papelería.

Sección 2. Donde se va el dinero (o el riesgo)

Cinco preguntas sobre fugas que no siempre se ven en el estado de resultados.

06 ¿Cuántas colegiaturas del último ciclo nunca se cobraron por descuido administrativo, no por insolvencia del papá?

Pagos que se perdieron en una hoja, recordatorios que no salieron, depósitos no identificados. No es lo mismo que cartera vencida.

07 ¿Cuántos recibos de honorarios o facturas se emitieron tarde el mes pasado?

Tarde respecto a lo que el papá pidió, no a la fecha límite del SAT. Anota cuántos y de cuánto pesos en promedio.

08 Si tu administradora se enferma una semana, ¿cuánto se complica el cobro y los reportes?

Si la respuesta es "muchísimo, todo se atora", el conocimiento vive en una persona, no en un sistema. Eso es riesgo operativo concreto.

09 ¿Cuánto pagas en suscripciones de software o servicios que ya no se usan o no se usan al 100%?

Plataformas de pago, planeación, calificaciones, almacenamiento, correo. Suma todas las mensualidades, aunque sean chicas. La grasa se acumula.

10 Si te pidieran hoy mismo el dato de cuántos alumnos activos tienes por grado, ¿cuánto tardas en darlo, exacto?

Si la respuesta es "menos de un minuto", tu base de datos está sana. Si es "déjame revisar", ahí hay otra fuga silenciosa.

Cálculo de tres líneas

Suma rápida con los números que anotaste arriba. El total se actualiza solo conforme escribes.

Horas administrativas perdidas por semana (suma preguntas 1, 3, 5) h
Multiplicado por 4 semanas y por tu costo por hora real (sueldo + carga social ÷ horas trabajadas) $
Más pagos no cobrados (pregunta 6) por la colegiatura promedio $
Total mensual de fuga estimada 0

Cómo leer tu número

$0 a $3,000 Tu operación está sana o tu escuela es muy chica. Excel sigue siendo tu mejor herramienta. Vuelve a esta auditoría en seis meses.
$3,000 a $10,000 Estás en la zona donde un sistema empieza a pagarse solo, pero todavía aguanta. Vale la pena ver una demo antes de invertir.
$10,000 a $25,000 Estás perdiendo más de lo que cuesta el sistema cada mes. Aquí ya no es decisión de presupuesto, es de prioridad.
$25,000 o más La fuga supera la mensualidad de un sistema completo más el sueldo de quien lo opere. Aquí cambiar no es opcional; es lo más barato que puedes hacer.

¿Quieres que repasemos juntos tu número?

Mándanos un mensaje con el número que te dio la auditoría. Te respondemos al rato, sin agenda complicada. Si aplica, te enseñamos el sistema con tus datos. Si no aplica, te lo decimos.

Chatea con nosotros o escríbenos a [email protected] con el número que te dio